Em muitas lojas online portuguesas, o fim do dia ainda é igual: abrir as encomendas pagas, copiar nome, NIF e morada para o programa de faturação, emitir a fatura e enviá-la por email. Com poucas encomendas, funciona. Quando as vendas crescem, torna-se a tarefa que mais tempo consome — e a que mais erros gera.
O que a lei exige, em termos simples
Em Portugal, as faturas têm de ser emitidas por software certificado pela Autoridade Tributária (AT). Os documentos incluem elementos como o código ATCUD e o código QR, e os dados de faturação são comunicados à AT. A generalidade das plataformas de loja online não é, por si, um programa de faturação certificado em Portugal — por isso a fatura tem de ser emitida num programa certificado, à mão ou através de uma integração.
Este artigo é uma explicação geral e não substitui o aconselhamento do seu contabilista, sobretudo em casos como vendas para outros países.
Faturação manual vs. automática
| Manual | Automática | |
|---|---|---|
| Tempo por encomenda | Minutos | Segundos, sem intervenção |
| Erros no NIF e na morada | Frequentes | Os dados vêm diretamente da encomenda |
| Fatura enviada ao cliente | Quando houver tempo | Logo após o pagamento |
| Devoluções | Nota de crédito feita à mão | Nota de crédito gerada a partir da devolução |
| Conciliação de pagamentos | Em folha de cálculo | Pagamento associado à fatura |
Como funciona uma integração
- O cliente faz a encomenda e, se quiser, indica o NIF no checkout.
- Quando o pagamento é confirmado — MB Way, Multibanco ou cartão — a loja envia os dados ao programa de faturação.
- O programa emite a fatura-recibo certificada e devolve o documento à loja.
- A loja envia a fatura ao cliente e guarda-a junto da encomenda.
- Numa devolução, a nota de crédito correspondente é emitida da mesma forma.
Detalhes que fazem a diferença
- Validação do NIF no checkout, para não emitir faturas com números inválidos.
- Taxas de IVA corretas por produto e por região — as taxas no Continente, na Madeira e nos Açores não são iguais.
- Portes e descontos refletidos na fatura com o IVA certo.
- Vendas para outros países da UE, que podem obrigar a regras de IVA diferentes (regime OSS) — um tema a alinhar com o contabilista.
- Uma série de faturação própria para a loja online, separada da loja física.
- Tolerância a falhas: se o programa de faturação estiver indisponível, a integração deve repetir o pedido e avisar se não conseguir.
Que programas se podem integrar?
A maioria dos programas certificados usados por PME portuguesas disponibiliza uma API — é o caso do InvoiceXpress e do Moloni — e ERPs como o PHC e o Primavera também permitem integração. Em plataformas como Shopify ou WooCommerce existem extensões prontas; numa loja à medida, a ligação é feita diretamente à API do programa, com todas as regras do seu negócio.
O mesmo princípio aplica-se ao resto da operação: stock, envios e pagamentos podem circular entre sistemas sem cópias manuais. Explicamos como em integrações e faturação.
Por onde começar
- Confirme com o contabilista a série, os tipos de documento e as taxas de IVA a usar.
- Verifique se o seu programa de faturação tem API e que plano a inclui.
- Liste os casos especiais: vendas para empresas, para o estrangeiro, devoluções parciais.
- Comece pela faturação automática e acrescente depois stock e envios.
